Standard et télésecrétariat
Vous pensez qu’un standard téléphonique est réservé aux grosses entreprises?
Chez French Office, nos clients professionnels sont des TPE et des PME et ils utilisent notre centre d’appels. Ainsi, vous pouvez :
- Obtenir un numéro fixe Français à moindre coût.
- Basculer les appels entrants vers nos secrétaires lors des absences ou congés ou systématiquement.
- Opter pour le télésecrétariat avec accueil simple, avec transfert de ligne ou avec support client
Quel télésecrétariat pour votre entreprise?
Les différents accueils téléphoniques
Si vous cherchez une solution fiable et pratique pour du service de télésecrétariat, French Office propose différentes configurations pour votre permanence téléphonique:
- Centre d’appels simple avec prise de messages
- Standardistes qui transfèrent vos lignes en fonction de la demande de l’appelant
- Support client complet pour votre entreprise
Choisir son standard téléphonique
1/ Centre d’appels
Les auto-entrepreneurs ou petites entreprises doivent afficher leur professionnalisme. Ils doivent pouvoir répondre au téléphone chaque jour ouvré.
Comment se permettre de rater un appel de prospect ? Comment oublier de répondre à un client ?
French Office prend le relais de vos appels entrants à un moindre coût
Le télésecrétariat pour votre standard
De plus en plus d’entreprises décident de décentraliser leur standard téléphonique. Cela permet d’améliorer la qualité de leur accueil et c’est également réducteur de coûts.
Le télésecrétariat peut être activé systématiquement ou en cas de besoin – lors des débordements du standard, lors de périodes de congés ou d’absences.
Centre d’appels avec prise de message
La taille des petites structure ne permet pas toujours de faire face aux appels qui peuvent arriver en simultané ou en période de congés.
Pour les entreprises de tailles plus importantes, l’embauche d’une secrétaire dans leur établissement représente un coût fixe qui n’est pas toujours compatible avec leur politique d’investissement.
C’est pour cette raison que beaucoup d’entreprises font le choix de sous-traiter l’accueil de leur standard téléphonique.
Externaliser le service l’accueil téléphonique à French Office, c’est s’assurer une souplesse budgétaire en gardant une grande qualité de standard.
Avec un centre d’appels simple, les standardistes prennent vos appels, enregistrent le message et vous le transfèrent immédiatement.
2/ Transfert de lignes
Le service de transfert de lignes et le suivant:
Les télésecrétaires du standard décrochent pour prendre vos appels.
Ils redistribuent les appels en transférant la ligne vers le numéro du contact concerné.
Même avec un transfert d’appel, nous pouvons garder le numéro entrant de l’appelant qui s’affiche sur l’écran de vos collaborateurs.
Activez votre permanence téléphonique
Pour que les réceptionnistes de French Office puissent prendre en main vos appels téléphoniques entrants, vous avez deux solutions :
– soit vous communiquez en direct le numéro que l’on vous attribue et les contacts nous joignent directement
– soit vous gardez votre numéro de téléphone actuel et vous faites un transfert d’appel vers notre numéro
Transfert d’appels
Avec notre service de standard téléphonique, une annonce de pré-décroché avec le nom de votre entreprise accueille vos appelants. Ensuite, la douce voix d’un ou d’une standardiste prend le relais pour écouter avec attention votre correspondant, comprendre le service ou la personne qu’il souhaite joindre et effectuer le transfert d’appel.
Si la personne appelée n’est pas joignable, l’appelant peut laisser un message sur son répondeur. Lorsque le système de téléphonie est entièrement installé par French Office, le standardiste peut reprendre l’appel si le contact ne répond pas.
Et ensuite essayer de diriger l’appelant vers une autre personne.
En dehors de heures de bureau, un message d’accueil invite à recontacter ultérieurement ou à appeler un autre numéro.
3/ Télésecrétariat avec Support Client
Le service de support client ou d’assistance commerciale dépasse la simple prise de message et d’accueil. Si vous optez pour un télésecrétariat avec support client, French Office formera les assistants afin qu’ils puissent répondre directement à toutes vos demandes clients de premier niveau.
Pour cela, une formation à vos produits et services est organisée. Il est important que vos clients aient les réponses à leurs questions directement.
La formation à votre entreprise est organisée au début du contrat mais également de façon régulière dans l’année. Vous êtes partie intégrante de cette formation avec les éléments que vous jugerez nécessaires : brochures diverses, questions/réponses, pages de sites internet, intranet, etc
Un devis?
Demandez un devis et comparez avec vos charges actuelles! Pensez à bien prendre en compte vos frais de personnels, d’équipements et de locaux.
Accueil téléphonique adaptable
Externalisez l’assistance commerciale