Boite Postale virtuelle pour entreprise
Voici une gestion de courrier UNIQUE et INNOVANTE qui vous permet de:
- Consulter vos courriers en ligne (intitulé ou scan du contenu).
- Demander des réexpéditions ou d’autres opérations 24h/24.
- Suivre sur Internet les actions demandées.
- Télécharger vos factures et vérifier le solde de votre compte.
Optez pour une domiciliation moderne !
Nous sommes les seuls en France à fournir un espace client en ligne où tous les documents reçus sont enregistrés.
Que vous ayez souscrit à une domiciliation simple ou à une domiciliation avec numérisation incluse, vous avez accès à une Boîte Postale virtuelle pour votre entreprise. Il s’agit d’un service en ligne extrêmement pratique où vos opérations sont consultables et où vos documents numérisés sont disponibles.
De plus, vous passez tous vos ordres d’opérations directement à travers cette interface.
Boîte Postale réelle & virtuelle
Suite à votre inscription chez French Office, nous vous attribuons une adresse de domiciliation pour votre entreprise. En même temps, nous créons pour vous une boîte postale réelle dans nos locaux ainsi qu’une boîte postale virtuelle professionnelle sur Internet. L’utilisation des boîtes postales en ligne est facultative. Toutefois, la BP sur Internet est un outil très pratique et convivial. De nombreux clients professionnels apprécient son utilisation et peuvent ainsi plus facilement partager certains courriers avec leur comptable ou leurs collaborateurs.
Il s’agit d’une véritable gestion documentaire sur Internet – beaucoup mieux qu’un cloud et sans comparaison avec un simple envoi de scan par email.
Ce back office sur Internet offre la fonction d’OCR (reconnaissance optique de caractères) pour toutes les images numérisées ou les documents téléversés. Des mots clés sont associés à chaque document.
Enfin, une connexion par interface API est disponible et vous permet, après intervention de votre service informatique, de retrouver les informations gérées par nos secrétaires sur votre propre base de données.
Votre courrier sur Internet
De nombreuses fonctionnalités sont disponibles dans votre Boîte Postale virtuelle.
Ainsi, cette Boîte Postale en ligne vous permet de suivre à distance toutes les opérations qui sont réalisées pour vous.
C’est également un outil de travail car on peut classer, télécharger, détruire ou faire réexpédier des documents.
Un simple coup d’œil à travers cet espace web sécurisé vous indique si des lettres sont en attente pour votre entité.
Si vous avez une formule qui comprend une numérisation des courriers, vous aurez le visuel des enveloppes ou la photo des documents directement sur votre écran d’ordinateur. Vous planifiez vos ordres de réexpédition et pouvez aussi demander un envoi de courrier à tout moment 24h/24 à l’adresse de votre choix en France ou dans le monde.
Que faire avec ce compte en ligne?
Voici une liste des fonctionnalités disponibles pour tous nos clients lorsqu’ils choisissent une domiciliation chez French Office.
Cette liste n’est pas exhaustive !
Réception de courrier
Chaque courrier entrant est répertorié dans votre Boîte Postale en ligne et nous créons un numéro unique avec barcode.
Vous pouvez ainsi avoir à tout moment :
- La date de réception.
- Le type de courrier (simple, recommandé ou colis).
- Le scan de l’enveloppe ou de son contenu si vous avez choisi la numérisation.
- Le titre du courrier déjà pré-rempli (banque, santé, impôts, etc) si vous avez l’abonnement correspondant.
Chaque courrier réceptionné le jour J est enregistré le jour J.
Si vous demandez un scan complémentaire, il est effectué dans la journée ou les 24 heures ouvrées.
Les courriers réexpédiés sont toujours stockés virtuellement. Ainsi, vous pouvez les retrouver facilement.
Courrier numérisé
Pour lire les courriers numérisés, vous avez une première vignette de petite taille, plus un fichier de qualité imprimable.
Transfert des documents
Les boutons de téléchargement ou de transfert par email permettent la récupération des scans facilement.
E-documents à récupérer sur Internet
D’autres documents que les courriers papier sont importants pour votre structure.
En effet, de nombreuses factures, des relevés bancaires, des dossiers se trouvent stockés un peu partout sur le net. Et vous avez besoin de les centraliser régulièrement pour votre comptabilité ou votre suivi.
French Office met à votre disposition un robot logiciel capable d’aller explorer le web et de récupérer pour vous les documents qui vous concernent. Ensuite, toutes vos affaires sont centralisées dans le même espace de stockage virtuel. Avec Docamee, récupérer vos documents sur le net devient un jeu d’enfant !
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