Sous-traitez le support client
Vous pensez que vous êtes le mieux placé pour répondre à vos clients par email ou téléphone ?
Que diriez-vous d’un panel de télésecrétaires sympathiques, formées à vos produits et à l’aise dans la communication orale et écrite ?
Si vous nous donnez assez d’informations sur vos services ou produits, nous allons :
- Assurer un support client de premier niveau d’excellente qualité.
- Être présents toute l’année pour vos contacts, ou seulement quand vous en avez besoin.
- Enregistrer pour vous toutes les discussions téléphoniques ou les échanges écrits.
Comment externaliser la gestion clientèle
Nous pouvons répondre en votre nom aux emails de vos clients.
Au démarrage, vous nous listez les questions les plus courantes qui correspondent à votre activité professionnelle. Par exemple, les clients ou prospects peuvent nous questionner sur les délais ou les frais de livraison, le numéro de suivi de leur colis, les caractéristiques techniques des produits, les modes de paiement, ou faire des demandes de service sur-mesure.
Lorsque la question et sa réponse ont déjà été prédéfinies ensemble, nous pouvons répondre directement et efficacement au client.
Lorsque la question est particulière, elle vous est soumise par email ou par téléphone afin que vous puissiez nous assister dans votre support clientèle. Au fur et à mesure, nous enrichissons votre base de données et nos conseillers de clientèle sont de plus en plus experts dans votre domaine.
Nous pouvons accéder à votre messagerie existante ou/et à votre back-office.
Grâce à nos processus de formation et nos logiciels, dès les premiers jours, votre support client French Office acquiert une très bonne expertise et renforce votre image de marque.
En externalisant la gestion de votre support client à une équipe 100% en France, vous faites le choix de la qualité.
Et vous faites aussi le choix de la flexibilité et de la sérénité car vous n’avez pas à vous soucier des absences et de la formation de nouveaux collaborateurs.
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Interface informatique des messageries
La technologie intégrée du support client par email
Chaque email reçu dans la boite de réception de votre messagerie électronique est analysé par notre logiciel et envoyé au service d’assistance clientèle dédié à votre entreprise.
Notre logiciel scrute alors quatre champs principaux dans votre messagerie : la date de réception, le titre du message, l’expéditeur et le contenu.
Il extrait à tout moment les courriers entrants et les trie en fonction de la demande de votre client afin de les réallouer à une assistante clientèle qui pourra alors répondre avec le meilleur niveau de qualité.
Bien entendu, toutes les informations utiles concernant votre activité doivent être transparentes pour nous afin que nos équipes soient les plus pertinentes possibles dans leur réponse.
Ainsi, il faut par exemple que ayons connaissance des commandes en cours, des envois en préparation ou en livraison, des paiements finalisés ou annulés.
La plupart du temps, des emails automatiques et formatés qui reprennent le statut quotidien de votre activité sont un bon moyen de partager votre information. En plus, plusieurs sessions de formation réalisées par téléphone ou en vidéo conférence compléteront notre expertise au démarrage.
Réussite de l’externalisation
Pour que vous soyez satisfait de notre prestation de gestion clientèle, il y a quelques facteurs clés à respecter :
- La préparation avant la sous-traitance avec la rationalisation de vos outils et méthodes de communication avec vos clients.
- Le suivi quotidien par un chef de projet les premières semaines de la mise en place afin que tout dérapage ne soit pas autorisé.
- Enfin, un niveau de management joignable au cas où des demandes de clients hors norme soient à traiter rapidement.
Bien sûr, French Office saura vous aider dans ce domaine !
Le télésecrétariat
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