La FAQ de French Office

Vous retrouverez sur cette page les questions les plus fréquemment posées aux équipes de French Office, ainsi que des réponses à ces dernières.foire_aux_questions

Si vous vous questionnez sur les différents services que nous proposons, cette page contient certainement la réponse à vos questions.
Si toutefois vous ne trouvez pas de réponse, n’hésitez pas à contacter nos équipes par mail ou par téléphone.

Cette rubrique sera mise à jour de façon régulière.

Quelles sont les formes juridiques d’entreprise éligibles à votre offre de Domiciliation ?

Toutes les entités peuvent opter pour une domiciliation à nos adresses. Ainsi, il peut s’agit d’une SAS, SARL, SCI, mais aussi d’EI, EURL, micro-entreprise ou d’une profession libérale.
Les associations peuvent également inscrire leur siège dans nos locaux.

Mon entreprise est domiciliée chez French Office et la forme juridique de mon entreprise va évoluer, que faire ?

Il faut en effet nous informer à tout moment des changements liés à votre entreprise car en tant que domiciliataire, nous avons l’obligation de connaître vos statuts et bien évidemment les changements de structure, d’associés, de gérants… Dans les cas de modification de forme juridique, les tarifs peuvent évoluer. Nous vous conseillons dans ce cas de vérifier notre page tarifaire.

J’ai une domiciliation professionnelle avec French Office, puis-je ajouter mes courriers personnels ?

Oui, c’est tout à fait possible. Nous proposons une option à votre contrat.
Voir notre grille tarifaire.

Je veux bénéficier d’une simple adresse professionnelle Française, est-ce possible ?

Nous vous proposons une adresse pour votre entreprise. Que ce soit pour une simple adresse de correspondance, style bureau de liaison ou une adresse de siège social, nous avons la solution.
Si vous envisagez de créer une adresse Française pour le siège de votre entreprise, il faudra procéder à son enregistrement auprès des administrations françaises compétentes. Si c’est une adresse commerciale simple – type bureau de liaison, il n’est pas nécessaire d’immatriculer un établissement. Attention, sans adresse légale immatriculée, vous ne pouvez pas utiliser l’adresse pour vos factures.

Comment fonctionne la gestion de courrier avec votre domiciliation ?

Chaque domiciliation comprend systématiquement la gestion de votre courrier. Le traitement du courrier est différent en fonction des abonnements. Dans toutes les formules, vous aurez un enregistrement et tracking unitaire de chaque courrier réceptionné pour vous. Ensuite, vous pouvez obtenir le scan des enveloppes ou du contenu des courriers. La réexpédition des courriers se fait par la poste ou (autre transporteur) soit à une fréquence définie soit à la demande à travers votre application web.

Que faites-vous de tous les courriers publicitaires ?

Nous pouvons détruire vos courriers publicitaires. Par défaut, vous choisirez en ligne cette option gratuite de mise en destruction des courriers publicitaires tels que les demandes de dons, les offres spéciales, les courriers des œuvres caritatives envoyés en masse. Toutefois, seules les publicités évidentes pourront être supprimées de votre compte. Les lettres standards contenant des offres publicitaires ne pourront pas être écartées systématiquement. Ce sera alors à vous de les glisser dans le dossier corbeille de votre BP virtuelle.

Pouvez-vous m’aider pour la création de mon entité ?

Que ce soit pour une entreprise ou une association, nous nous occupons des formalités pour créer votre structure. Des formalistes prennent en main votre dossier et transmettent les CERFA et autres documents obligatoires au greffe, à la chambre de commerce, aux URSSAF, ou à la chambre des métiers.

Comment se passe la prise en charge de mes courriers recommandés ?

Pour que nos équipes puissent réceptionner et traiter vos courriers recommandés, il faut que vous mettiez en place une procuration.
Cette procuration postale peut se faire en bureau de poste ou dans nos locaux. Un email explicatif sur la procédure à suivre est disponible à l’inscription ou à tout moment sur simple demande à notre service clientèle.

Je reçois des chèques de mes clients. Pouvez-vous les encaisser ?

Si vos clients vous règlent par chèque, nous pouvons effectuer vos remises de chèques en banque.
Vous pouvez nous transmettre vos demandes d’encaissement de chèque à travers votre espace client en ligne.
L’envoi vers votre banque se fait en lettre suivie.

Si vous recevez plusieurs chèques pour une seule commande, et que vous avez une formule avec numérisation, chacun des chèques reçus sera numérisé de manière individuelle. Vous pourrez ainsi programmer l’envoi en banque de certains d’entre d’eux uniquement et déclencher le mois suivant l’encaissement des autres.

Dès que votre volume dépasse 5 chèques par mois, nous réalisons pour vous un tampon avec signature et numéro de compte afin d’optimiser vos remises.

Pouvez-vous payer mes factures ?

Nous pouvons régler une facture pour vous (fournisseurs, administrations, taxes transporteurs,…). Transmettez-nous tout simplement une copie de la facture à régler et assurez-vous que votre compte French Office est suffisamment créditeur et nous adresserons un chèque de règlement pour vous. Nous pouvons aussi payer par CB ou virement avec notre compte bancaire. Des frais de services seront alors appliqués.
Le paiement par TIP (à partir de votre compte bancaire) est également possible si votre créancier le propose.

J’attends un courrier important, pouvez-vous me le renvoyer en urgence ?

Nous pouvons mettre en place une surveillance de votre boite de réception et organiser pour vous la réexpédition.
Nous aurons besoin d’informations précises sur le courrier attendu (expéditeur, numéro de suivi et /ou transporteur s’il s’agit d’un colis, …) afin de mener à bien l’action que vous souhaitez (réexpédition, refus, …).
La surveillance se fait sur une période de 10 jours (reconductible) et est facturé au tarif en vigueur.

Pouvez-vous mettre en forme des devis ?

Si vous êtes débordé dans votre gestion clientèle avec des devis en attente ou si vous souhaitez sous-traiter vos rédactions de devis, nos secrétaires peuvent vous aider.
A partir d’un brouillon ou d’une télétransmission audio, elles rédigent votre document.

Faites-vous de la traduction ?

Nous traduisons tous vos textes (contenu web, documents, …) de l’anglais vers le français et inversement.
Le service est facturé au mot traduit. Vous pouvez saisir directement le texte dans votre application web ou nous demander un devis s’il s’agit d’un site web.

Je souhaite envoyer un recommandé. Comment procéder ?

Vous téléchargez tout simplement le fichier dans votre back-office dans le menu « Secrétariat », rubrique « Impression et envoi ».
Un simple glisser de fichier pdf suffit. Nous nous chargeons ensuite d’imprimer, de mettre sous pli et d’envoyer ce courrier pour vous. Nous suivons à la lettre les consignes que vous avez indiquées dans votre demande (adresse du contact, mode d’envoi, …).
Les envois peuvent aussi se faire en lettre verte, suivie pou par transporteur sécurisé (DHL, Fédex, chronopost, etc).

Quels types de numéros proposez-vous ?

Nous proposons des numéros Français avec les indicatifs 04 ou 09.
Mais vous pouvez nous demander également des numéros surtaxés.

Comment fonctionnent les transferts d’appel ?

Vous pouvez avoir besoin d’un transfert d’appel si vous souhaitez que vos contacts vous joignent sur un numéro français fixe alors que vous êtes en déplacement ou à l’étranger. Nous allons vous attribuer une ligne téléphonique sur Internet – un numéro en 04 ou 09- et vous pourrez répondre à vos appels soit sur un appareil fixe dans un bureau de modèle VOIP, soit un téléphone portable avec un logiciel IP, soit directement sur votre portable avec des frais de communication inclus.

Qu’en est-il du standard téléphonique ?

Notre abonnement de standard téléphonique pro consiste à vous créer un standard téléphonique dématérialisé. Vous devez définir votre besoin, nous configurons vos lignes et vous accédez à un standard téléphonique pour votre entreprise.
Vous précisez le nombre de postes que vous voulez, les règles de la file d’attente et vos horaires d’ouverture. Avec notre solution, vous gardez un vrai standard professionnel tout en économisant sur votre facture téléphonique et vous êtes propriétaires de vos appareils.

Gérez-vous les débordements d’appels ?

Vous êtes déjà en ligne ou occupé ?
L’appel de votre correspondant bascule sur notre standard et nos télésecrétaires prennent le relais auprès de vos contacts.
Vous souhaitez que nous répondions systématiquement pendant une plage horaire précise ?
Là aussi, notre équipe de téléopératrices formées gère vos appels.
Le résumé des conversations vous est transmis par email. Finis les appels manqués !

Comment se passe la mise en place d’un Call Center ?

La ligne téléphonique est activée dans les 72 heures suivants la réception des documents d’inscription.
Vous passerez un peu temps au téléphone avec votre conseiller clientèle dédié afin qu’il puisse comprendre vos enjeux, personnaliser au mieux votre Call Center et former les équipes en interne.
Dans les semaines suivant la mise en place du Call Center, les équipes de French-Office seront régulièrement amenées à faire un point avec vous pour s’assurer que tout est en adéquation avec vos attentes.

Comment se déroule l’accueil des clients sur votre Call Center ?

Vos clients entendent un message de pré-decroché personnalisé au moment de leur appel puis une musique d’attente. Les temps de réponse sont très rapides et régulièrement mesurés afin de vous donner la meilleure satisfaction.

Comment marche le fax en ligne ?

Par exemple, vous voulez envoyer un fax à votre banque mais ne disposez pas du matériel nécessaire ?
Depuis votre back-office, vous envoyez un fax de manière très simple. Vous téléchargez le fichier à envoyer et une page de garde est créée avec les informations que vous saisissez sur le destinataire.
Vous pouvez bien entendu ajouter un message à l’intention de votre contact.
Si vous souhaitez également recevoir des fax : notre formule fax est faite pour vous : vous obtenez un numéro de fax personnel et vous pouvez y recevoir toutes vos télécopies.

Y a-t-il une limite de dimension pour les colis ?

Nous recevons toutes sortes de colis, du simple paquet à la palette.
Le poids maximum par palette reçue est de 450 Kg.
Pour tous les colis de dimensions hors norme, dont une des longueurs est supérieure à 2 mètres, la réexpédition nécessite souvent des transports spéciaux.
N’hésitez pas à nous contacter si ce type de colis concerne votre entreprise.

Est-il possible de faire transiter des palettes par votre entrepôt ?

Oui, nous acceptons les palettes qui ont un poids inférieur à 450kg.
Les palettes doivent être de dimension standard, c’est-à-dire 60 x 80 cm, 80 x 120 cm ou 100 x 120 cm.
Les palettes plus grandes ne sont pas acceptées.

Pouvez-vous vérifier pour moi la marchandise qui transite dans vos locaux ?

Absolument.
Nous proposons des services d’ouverture, de prise de photo, d’ajout/retrait de documents, de colisage et de dispatch. Vous êtes donneur d’ordre à travers votre application web pour faire ces demandes de vérification.
Si ces opérations sont à réaliser à chaque réception de colis, nous mettrons en place sur votre demande un traitement spécial à la réception de vos colis.

En quoi consiste votre service de dispatch ?

Le service dispatch intéresse les entreprises étrangères qui veulent faire des économies sur les frais de transport, réduire les délais de livraison ou offrir une meilleure qualité de livraison à leur clients finaux.

Chaque semaine, ou chaque jour, vous nous adressez un contenant avec toutes vos commandes déjà étiquetées à l’intérieur. Sur chaque carton de commande, vous avez déjà imprimé dans votre local l’adresse de chaque client. Vous avez aussi collé le bordereau de transport (que nous vous avons fourni). Pour avoir un délai plus rapide et des tarifs intéressants, vous envoyez une palette ou un gros carton contenant tous vos articles déjà emballés à une fréquence donnée. Nous remettons les colis séparément dans le réseau postal Français dès leur réception.

L’adresse en France pour mes retours marchandises, comment ça marche?

La plupart de nos clients étrangers ont besoin d’une adresse de retour en France pour leurs clients Français.
En effet, les consommateurs Français vérifient souvent la politique de retour des sites Internet.
Ainsi, si votre entreprise est au Royaume Uni ou en Pologne, vos clients apprécieront de pouvoir effectuer leur retour de marchandise simplement. French Office va réceptionner les colis de vos clients, les contrôler si vous le souhaiter puis vous les réexpédier une fois par mois.

Les vendeurs Amazon apprécient aussi particulièrement cette adresse Française car Amazon rend obligatoire une adresse en France pour tous les retours. Cette adresse peut aussi être utilisée pour les plateformes de marché telles que Ebay, Fnac, La Redoute, etc…

Pouvez-vous me fournir des bons de retour ?

Grâce à notre formulaire en ligne, vous avez la possibilité de créer des bons de retour pour vos clients.
Il est possible d’automatiser la génération de ces bons de retour, ou d’en créer au coup par coup.
Ces bons de retour sont des étiquettes pdf qui vous permettent d’offrir à vos clients le retour de leur marchandise gratuitement. Ils fonctionnent pour des retours depuis la France ou depuis la plupart des pays d’Europe.
Vous pourrez les mettre à disposition en ligne, sur demande, ou directement dans tous les paquets.

Ils vous sont facturés uniquement si le bon de retour est utilisé.

Comment m’inscrire ?

L’inscription se fait en ligne et prend quelques minutes.
Des instructions claires étape par étape vous permettront de vous inscrire en renseignant vos coordonnées.
Vous recevrez votre contrat par e-mail et il faudra nous communiquer des pièces justifiant de votre identité et de votre entité pour que votre compte soit validé.

Il y a-t-il un contrat à signer ?

Oui, vous devez signer un contrat avec nous. Ce contrat énonce nos responsabilités et la vôtre.
Il décrit les termes et les conditions de tous nos services, et garantit la qualité de notre travail.
Le contrat est à tacite reconduction et peut être résilié par email – sauf contrat de prestations particulières.

Quels sont les documents à fournir pour ouvrir un compte ?

Après votre inscription en ligne, vous recevrez votre contrat par courrier électronique.
Vous devrez le signer et nous le retourner avec :

  1. Deux pièces d’identité différentes (passeport, etc.) au nom de la personne ouvrant le compte.
  2. La copie de votre Kbis
  3. D’autres documents vous seront demandés dans le cadre de la domiciliation commerciale et fiscale.

Vous pouvez déposer ces documents dans votre compte en ligne ou les envoyer par courrier.

Puis-je changer de formule facilement ?

Oui, vous pouvez changer de formule à travers votre application web. En l’absence d’une date de début spécifiée, le changement de formule prend effet au début du mois suivant.

Comment cloturer mon compte ?

Vous pouvez clôturer votre compte en nous faisant parvenir une demande par courrier ou par e-mail et en spécifiant une date de clôture. Nous vous confirmerons par courrier électronique que nous avons reçu votre demande et que nous allons la traiter.
S’il reste du crédit sur votre compte, nous le rembourserons, déduction faite des frais de résiliation.

La résiliation d’une domiciliation d’entreprise suit un autre procédé et la domiciliation ne peut être clôturée que sur présentation d’un document justifiant le transfert de l’entité à une autre adresse ou la dissolution de l’entité. Un Kbis sera donc demandé. Le préavis est de 3 mois pour toute résiliation de domiciliation fiscale.

Quel montant vais-je devoir payer lors de mon inscription ?

Nos services fonctionnent sous forme d’abonnement payables à l’avance.
Au moment de votre inscription, vous versez le montant de votre abonnement plus une avance sur frais.

Quels sont les modes de paiement disponibles ?

Vous pouvez régler par Carte de Crédit, par Chèque Bancaire, par Virement Bancaire, par YesByCash.

Comment créditer mon compte et effectuer des paiements ?

Vous pouvez ajouter du crédit à votre compte avec votre carte de débit ou de crédit dans votre espace en ligne.
Le paiement sur notre site web est sécurisé.

Vous pouvez également payer par virement bancaire. C’est vous qui êtes donneur d’ordre à votre banque pour la transaction du virement. Cette option est gratuite au sein de l’Union européenne, mais les banques d’autres pays pourront vous facturer des frais.

Comment consulter mes informations de facturation ?

Vous avez accès 24h//24 et 7j/7 à vos factures mensuelles. Les factures du mois M sont éditées le mois M+1.
Vous pouvez aussi retrouver le relevé de chacun de vos frais jour par jour dans la partie « Opérations » de votre espace en ligne.
Si votre crédit est faible ou insuffisant, vous recevrez une alerte par email.

Comment contrôler les actions effectuées sur mon compte ?

Vous avez accès 24h//24 et 7j/7 aux mouvements de votre compte.
Il suffit de vous connecter à votre espace client et de consulter la rubrique « Opérations » dans le menu « Suivi Conso ».

Avez-vous une grille tarifaire complète sur votre site ?

Oui. Nous mettons à disposition des documents PDF avec tous nos tarifs :

Qui peut accéder à mon espace en ligne ?

Vous seul pouvez accéder à votre espace en ligne.
Mais vous pouvez aussi donner des accès de consultation à des tiers de confiance.
Au cours de la procédure d’inscription, vous créez votre propre nom d’utilisateur ainsi que votre mot de passe.
Nous n’avons pas accès à vos informations de connexion.
Si vous perdez ou oubliez votre nom d’utilisateur ou mot de passe, réinitialisez-le directement sur notre site.

Par défaut, nous vous créons un compte d’administrateur. Vous pouvez également crée des sous-comptes pour que des utilisateurs puissent visualiser les opérations sans savoir le visuel de vos factures et paiements

Votre site Internet est-il sûr ?

L’échange d’informations entre votre ordinateur et notre site web est crypté en utilisant le protocole le plus efficace existant à l’heure actuel.
L’accès à votre compte en ligne est également chiffré et sécurisé.
Vous êtes le seul à connaître votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.
Si vous préférez ne pas laisser vos courrier sur notre serveur, vous pouvez choisir de le télécharger et de l’effacer de votre espace en ligne.

Comment être certain que vous protégez mes informations ?

En tant que client de French Office, vous allez signer un contrat qui vous protège.
Notre société s’engage à ne jamais divulguer ou utiliser les informations personnelles de ses clients sauf en cas de demande des autorités compétentes.

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